プロジェクトのファイルは、次のような異なる目的で利用されます。
ファイルをファイルの共有ページに追加する方法は、寄稿者の権限によって異なります。新しいファイルをプロジェクトの全メンバーやゲストに公開する前に、プロジェクトオーナの確認と承認を受けなければなりません。オブザーバやコンテンツデベロッパーは、新しいファイルを提案することができます。開発者は、プロジェクトに直接ファイルを追加できます。
プロジェクト・ファイルには通常チームのコラボレーションが必要になります。 メンバーの 1 人がドラフトを掲示し、ほかのメンバーが確認、編集を行って更新したものを掲示します。ファイルが古くなったら、ファイルをアーカイブし、プロジェクトのオーナが表示から除外します。
プロジェクトに寄稿できるメンバーは、フォルダの追加またはファイルの追加リンクを使ってファイルやフォルダを作成します。オブザーバなどプロジェクトに寄稿できないメンバーは、フォルダの提案またはファイルの提案リンクを使ってファイルやフォルダを提案します。 提案した項目を他のユーザに表示するには、プロジェクトオーナの承認を得る必要があります。
新しいドキュメントを提案するには、プロジェクト内の任意のページにアクセスしてファイルの共有リンクをクリックします。ファイルの共有ページが表示されたら、ファイルを保存するフォルダを選択してページ・タイトルの下にあるファイルの追加リンクをクリックします。新しいファイルおよびフォルダは、現在選択しているフォルダの中に配置されます。
プロジェクト・ドキュメントの追加ページでは、提案したドキュメントの属性を定義して設定できます。
ファイルのタイトル、説明、その他のフィールドは、編集リンクを使っていつでも変更できます。または、削除リンクを使ってファイルを削除することもできます。提案したファイルが承認されなかった場合は、不承認の理由を通知する E-Mail を受信します。
ファイルは、テキスト、ローカル・ディレクトリからのファイル、URL へのリンクを使用できます。それぞれのタイプには次の特長があります。
コラボレーションのプロセスは、ファイルのステータスを使って追跡できます。ファイルのステータスをマークしておくと、プロジェクトの参加者がコラボレーションに必要なファイル (たとえば、ドラフトファイルなど)、レビューされたファイルなどを識別することが可能になります。また、利用できないファイルを判断することもできます。作業中のアイテムを持つメンバーは、ファイルの編集を予約するようにフラグを立てることができます。これには、ファイルの共有ページでファイルの編集リンクをクリックします。その他のオペレーションにあるプロジェクト・ドキュメントの編集ページの下部で編集ための予約リンクをクリックします。ドキュメントの予約ページで、予約する期間の終了日を設定し、予約の理由を入力できます。他のプロジェクト・メンバーがこのドキュメントを表示する場合は、ファイルが予約されていて、いつ予約が解除されるかが表示されます。編集用にドキュメントを予約していても、他のメンバーがファイルにアクセスしたり、ドキュメントを変更することを防止できません。このため、変更を加えてドキュメントを更新する前に、予約してあったためにファイルに変更が加えられていないことを確認することをお勧めします。
プロジェクト・ファイルを表示するには、任意のプロジェクト・ページから左のナビゲーション・バーにあるファイルの共有リンクをクリックします。ファイルの共有ページには、2 つのパネルを使ってフォルダで整理されたファイルが表示されます。左のパネルにはすべてのプロジェクト・フォルダがリストされ、右のパネルには現在アクティブなフォルダにあるすべてのファイルが表示されます。アクティブなフォルダを変更するには、フォルダ名をクリックします。ファイルのページを閲覧できるように、ページの下部にはリンクとしてファイルが 10 個表示されます。ファイルの名前をクリックすると、その内容が表示されます。
または、他のユーザとファイルを共有する必要がある場合は、ファイルの場所を示す URL を送信できます。これには、ドキュメントを探して、その場所をコピーして通信メッセージに貼り付けます。
ファイルの属性がファイル名の隣に表示されます。 名前は、ファイルの内容へのリンクとなっています。 ファイルの説明は、ファイル名の下に表示されます。ステータスは、ファイルのライフサイクルのある時点を示します。 さらに、最終変更日やこのファイルの責任者のユーザ ID、ファイルのより詳しい情報へのリンクなども含まれます。ファイルの編集権限を持っている場合は、情報リンクが編集リンクになります。 注意: ロックされているプロジェクトのファイルは編集できません。これらのファイルは読み取り専用です。ファイルが予約されると、予約したユーザの ID が予約ヘッダーに表示されます。
ファイルと同じく、フォルダにも属性があります。 フォルダは親フォルダの下に 4 段階下のフォルダまで表示されます (トップのフォルダは含みません)。フォルダを選択してアクティブにすると、アクティブなフォルダが開いているフォルダとして表示され、フォルダ・リストの下に説明が表示されます。