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Diese Anleitung bezieht sich auf die Programmversion 1 von OpenOffice.org. Die vollständige Liste aktueller Dokumentationen finden Sie im Dokumentationsportal.


Wie Sie einen Serienbrief mittels Calc und Writer erstellen

zur Verfügung gestellt durch

das OpenOffice.org Dokumentations-Projekt

Inhaltsverzeichnis

  1. Erzeugen einer Datenbankquelldatei
  2. Erzeugung einer Vorlage
  3. Verknüpfen der Datenbank Quelldatei mit der Vorlage
  4. Kniffe für die Gestaltung der Vorlage
  5. Mitwirkende

1. Erzeugung einer Quelldatei

Um einen Serienbrief in OpenOffice.org zu erstellen, müssen Sie ein Kalkulationsblatt in eine Datenbankquelldatei umwandeln.
Legen Sie hierzu eine Tabelle an, indem Sie in der Menüzeile Neu > Tabellendokument anklicken.
Wählen Sie als Spaltenüberschriften die entsprechenden Platzhalter (z. B. Name, Straße, Ort, ...) und tragen Sie in die entstandenen Spalten die benötigten Daten ein.

Wenn Sie Ihr Kalkulationsblatt mit den Daten vervollständigt haben, klicken Sie Datei > Speichern um Ihre Daten im Calc-Format „sxc“ zu speichern. Sie müssen dazu einen Dateinamen vergeben, aber lassen Sie die Datei geöffnet.

Im Menü Extras wählen Sie Datenquellen...


Auf der linken Seite können Sie möglicherweise bereits erzeugte und registrierte Quelldateien sehen. Sie müssen, wenn Sie die nachfolgenden Schritte abgearbeitet haben, nur zu der Position blättern, in der Sie Ihre Daten gespeichert haben, um sie auszuwählen.

Hinweis: Mit dieser Methode können Sie unter Datenquellen-URL auch andere Datenbanktypen (z.B. Adressbuch) auswählen und als Quelldatei verwenden.

2. Erzeugen einer Vorlage

Die registrierten Quelldaten werden am Bildschirm angezeigt und Sie müssen lediglich die Quelle auswählen mit der Sie arbeiten wollen:


Wenn Sie alle Felder eingefügt haben, können Sie die Felder mit der Quelldatei verknüpfen.

3. Verknüpfung der Quelldatei mit der Vorlage

Jetzt ist Ihr Serienbrief fertig und Sie können ihn ausgeben.

Auf der Symbolleiste des Bildschirms Ihrer Datenbank-Quelldatei zeigt das vorletzte Symbol vier Briefe. Klicken Sie es an um den Dialog Serienbrief zu erhalten:




Dort wird pro Datensatz eine Datei erzeugt. Die Dateien heißen <Dateiname>0; <Dateiname>1; usw. Sie können der Datei einen beliebigen Namen geben, entsprechend jedes beliebigen Feldes Ihrer Datenquelle. Wählen Sie dazu ein Feld aus der Liste Datenbankfeld aus. Möchten Sie einen anderen Namen Ihrer Wahl vergeben klicken Sie auf Manuelle Vorgabe

Nun ist der Vorgang beendet.

4. Kniffe für die Vorlagengestaltung

Sie werden sich fragen, ob das Ergebnis bei der Verwendung dieser Methode perfekt ist. Sind alle Namen in der gewünschten Zeile enthalten? Gibt es Lücken in einem Feld? Wie können Sie Leerzeilen vermeiden, wenn einige Adressen eine Zeile und andere zwei Zeilen benötigen? Dies sind nur einige der Fragen, die wir im Folgenden beantworten wollen.

Wie können Sie die Reihenfolge der Feldnamen in Ihrer Vorlage kontrollieren?

Sie können die Daten in Ihrem Dokument anzeigen, bevor Sie es versenden.

Um dies zu erreichen, werfen Sie einen Blick auf die Symbolleiste des OpenOffice.org-Fensters:


Das dritte Symbol von rechts nennt sich Daten in Felder.

Wählen Sie einen Datensatz aus und klicken Sie auf das Symbol, um die Felder Ihrer Vorlage durch die Daten des angewählten Datensatzes zu ersetzen.

Sie können den Vorgang so oft wie nötig wiederholen, um die Seitengestaltung zu kontrollieren und Ihre Formatvorlage so anzupassen, dass alle Adressen korrekt angezeigt werden.

Sie müssen die Datensätze nicht wieder anwählen, nachdem Sie mit der Überprüfung fertig sind.

Wie löschen Sie Leerzeilen im Adressfeld?

Angenommen in unserer Vorlage enthält das Feld TEL-NR_2 keine Daten.

Setzen Sie den Cursor vor das Feld TEL-NR_2 in Ihrer Formatvorlage. Drücken Sie die Tastenkombination STRG+F2 um das Dialogfenster der Felder zu öffnen.

Wechseln Sie auf die Seite Funktionen.


Wählen Sie den Befehl Versteckte Absätze und geben Sie in dem Bedingungsfeld nicht(Feldname) ein. In unserem Beispiel ist das nicht(TEL-NR_2). Dann drücken Sie auf die Einfügen Schaltfläche um die Funktion auf das Dokument anzuwenden.

5. Mitwirkende

Autor: Sophie Gautier

Danke an: alle Mitwirkenden an dieser Übersetzung

Zuletzt bearbeitet: 27. Oktober 2002

Kontakt: Ansprechpartner vom deutschen Sprachprojekt

Übersetzung: RPK-Kempten

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